Présentation de Reed MIDEM
MIDEM Reed fait partie de Reed Exhibitions, l'une des principales entités internationales d'organisation d'événements au monde, œuvrant dans les divers secteurs suivants : Musique, Télévision, Sports électroniques, Immobilier commercial, Immobilier et Technologie des accessoires. La mission principale de l'entreprise est de favoriser les relations commerciales entre les clients, en les aidant à atteindre des objectifs commerciaux uniques à l'échelle mondiale. Basé en France, Reed MIDEM supervise 20 événements par an, auxquels participent plus de 72 000 participants et 30 000 entreprises.
Contexte : L'industrie de l'événementiel réagit à la COVID
À l'instar de la majorité des autres pays européens, la France a connu son premier confinement lié à la COVID-19 en mars 2020, le secteur de l'événementiel en ayant été immédiatement touché. À titre de référence, du point de vue du PIB total, le secteur des événements internationaux est la 13e plus grande économie mondiale, représentant plus de 26 millions de professionnels et 2,5 billions de dollars américains de dépenses directes et indirectes, selon le Conseil de l'industrie des événements.
En réponse à l'épidémie, Reed MIDEM a fait de la santé et de la sécurité de ses clients, partenaires et équipes une priorité absolue. L'organisation d'événements sur site faisant partie de son ADN, l'entreprise a été chargée de créer un plan complet pour faire face à la pandémie mondiale en relation avec sa programmation d'événements préprogrammés, en fournissant de nouvelles solutions pour gérer cette situation sans précédent.
Le premier événement majeur du Reed MIDEM impacté pendant le confinement a été MIPIM 2020, initialement prévu du 10 au 13 mars à Cannes, en France. En raison de circonstances défavorables, il a été décidé de reporter l'événement à septembre 2020 et de déplacer son lieu à Paris, tout en proposant un MIPIM Connect expérience en ligne. Il en va de même pour certains de leurs autres salons professionnels bien connus tels que MIPCOM 2020 et MIP Cancún 2020, qui sont toutes deux passées à une expérience entièrement en ligne proposant des ordres du jour de réunions ciblées et préprogrammées et des programmes de conférences complets en ligne.
Moments Lab x Reed MIDEM : s'adapter en période de crise sanitaire
En tant que client de Moments Lab (ex Newsbridge), Reed MIDEM a apporté une réponse exemplaire à la crise sanitaire au cours des derniers mois. Depuis lors, nous avons eu le plaisir de nous entretenir avec les Responsable de la production vidéo Jean Larmoyer et Directeur de publication Martin Screpel pour en savoir plus sur leurs efforts de réponse de premier ordre. Plus précisément, nous voulions savoir comment leurs équipes de production ont réussi à s'adapter et à évoluer pendant le confinement, et comment elles ont abordé et continuent de faire face aux difficultés complexes que l'épidémie a depuis posées sur les opérations commerciales quotidiennes et les objectifs à venir.
Depuis le début du confinement, Reed MIDEM a dû faire face à des obstacles liés aux préoccupations liées au coronavirus, la majorité d'entre eux ayant fini par se tourner vers l'espace événementiel numérique. Selon Screpel, cette période a entraîné des « changements radicaux » au sein de l'organisation, et pas seulement en termes de que sur lesquels ils travaillent, mais aussi des évolutions majeures en termes de comment ils travaillent.
Le premier changement majeur que l'équipe a connu a été le passage évident au télétravail, la majorité de l'équipe travaillant toujours à domicile après le confinement. Ensuite, avec la hausse des événements virtuels, il y a eu beaucoup plus de production à distance et d'assemblage de contenu numérique.
Après avoir adopté Moments Lab en 2019, Reed MIDEM avait initialement opté pour des services de gestion d'actifs multimédias basés sur l'IA, mais dès que la crise sanitaire a frappé au printemps 2020, l'équipe a fait une pause innovante et a décidé de tirer parti de fonctionnalités supplémentaires.
Au cours de cette période, différentes foires commerciales ont nécessité une organisation différente. Lors de la migration vers le monde des événements virtuels, il fallait travailler sur une grande quantité de contenu. Par exemple, certains événements organisés par Reed MIDEM se sont accompagnés d'une série de webinaires d'une durée de 6 mois à 1 an, tandis que d'autres ont migré vers une expérience 100 % virtuelle ou ont simplement reporté leur événement sur site. Tout cela nécessitait différents niveaux de production livrables.
Dans le cadre de sa stratégie visant à organiser des événements virtuels réussis, en utilisant tous les actifs médiatiques associés, Reed MIDEM a utilisé diverses fonctionnalités de Moments Lab, telles que synthèse vocale, la traduction, le sous-titrage, la collaboration avec des plateformes tierces et découpage en direct pour partager facilement du contenu sur les réseaux sociaux et attirer des participants potentiels pour des événements numériques. Après avoir téléchargé leur contenu, leurs enregistrements et leurs webinaires sur la plateforme, ils ont pu travailler avec leur matériel de manière agile, sachant que les délais de production seraient serrés.
« Nous sommes encore en train de découvrir les différentes possibilités et fonctionnalités de la plateforme Moments Lab. Nous n'en sommes qu'à la moitié. Nous sommes impatients d'approfondir les fonctionnalités supplémentaires. »
-Jean Larmoyer, responsable de la production vidéo
Reed MIDEM se réjouit de la transformation que Moments Lab a contribué à favoriser ces dernières années, en particulier ces derniers mois. Il en va de même pour le haut niveau de support client dont ils ont bénéficié au cours de cette période, avec des temps de réponse rapides et des interactions utiles.
« Nous avons des besoins extrêmement spécifiques en fonction de nos différents salons professionnels. C'est formidable de travailler avec l'équipe chargée de la réussite des clients de Moments Lab. Nous savons qu'elle est là pour nous. »
-Martin Screpel, directeur de publication chez Reed MIDEM
Moments Lab : le couteau suisse de Reed MIDEM
Pour Reed MIDEM, la fonctionnalité de sous-titrage de Moments Lab a joué un rôle important dans la production réussie de matériel événementiel virtuel. Lorsque les événements commenceront à gagner du terrain en septembre 2020, l'équipe prévoit de tirer davantage parti de la plateforme Diffusion en direct fonctionnalité pour les événements sur site.
« Moments Lab a toujours été notre couteau suisse. »
-Martin Screpel, directeur de publication chez Reed MIDEM
Bien que l'équipe élimine désormais les coûts supplémentaires en travaillant elle-même sur le contenu, elle est également consciente de la nécessité d'une formation sur les plateformes.
« Chacun a des capacités et des talents différents. Nous ne devons pas oublier cela. La formation est donc importante. L'idée de nouvelles possibilités au sein de la plateforme est intéressante et constitue sans aucun doute une opportunité. »
-Jean Larmoyer, responsable de la production vidéo chez Reed MIDEM
Au cours de cette période particulière aux contraintes évidentes, Reed MIDEM s'est adapté avec succès pendant la crise sanitaire et fonctionne comme prévu.
« Je pense que la prochaine étape sera une augmentation de la demande pour les outils que nous utilisons. Je dis outils au pluriel car Moments Lab est l'un des nombreux nouveaux outils que nous maîtrisons. Les mêmes outils qui nous permettent de faire de nombreuses nouvelles choses de manière autonome. Avec la crise sanitaire, la production prend une autre nature, avec des objectifs différents, sans nécessairement utiliser les mêmes moyens de production qu'auparavant. Pour nous, Moments Lab est désormais vraiment indispensable, c'est pratique, intelligent et flexible ! »
-Jean Larmoyer, responsable de la production vidéo chez Reed MIDEM
Les événements hybrides sont-ils là pour durer ?
Reed MIDEM considère les événements physiques et virtuels comme une expérience à 360° permettant aux délégués participant à un salon physique d'interagir en ligne avec des clients qui ne pourront peut-être pas y assister. Les événements post-pandémiques seront de plus en plus hybrides.
Au cours des derniers mois, la direction est convaincue que l'expérience a servi de catalyseur pour accélérer avec succès la transformation de l'entreprise vers une organisation d'événements plus hybride, en trouvant un équilibre entre les deux tout en soulignant l'importance des événements sur site et des interactions en face à face.
« Les événements ont et auront toujours un aspect physique important, mais les événements virtuels/hybrides sont définitivement là pour durer. »
-Martin Screpel, directeur de publication chez Reed MIDEM
Inutile de dire que ce changement innovant dans l'organisation d'événements s'accompagne également d'un modèle commercial complètement différent appliqué aux objectifs à long terme. Bien que la monétisation d'événements numériques soit plus difficile que l'organisation d'événements traditionnels sur site, l'équipe y voit une évolution logique vers une transformation progressive de l'entreprise, répondant aux besoins uniques et changeants de ses clients.
En 2020 et dans le contexte de la pandémie mondiale, Reed MIDEM a accéléré ses capacités numériques et sa capacité à fournir du contenu de qualité à ses clients. Cela inclut l'utilisation de la vidéo, où l'utilisation de la plateforme vidéo Moments Lab permet d'accéder rapidement au contenu et de le partager avec les clients.
« Travailler avec Moments Lab s'avère être une solution efficace, moderne et rentable pour répondre à nos besoins vidéo. »
-Martin Screpel, directeur de publication chez Reed MIDEM
